Не поверите, но польза есть. Составление и сведение списков для рассылки новогодних подарков – это следующий, весьма проблемный этап, работу на котором необходимо отладить, чем раньше, тем лучше. Вы удивитесь, насколько облегчает работу по всем направлениям грамотно составленный список получателей – мы еще не раз к нему вернемся. Если данная задача возложена на Вас – облегчите работу себе, своим коллегам и нам. Это должна быть таблица в Excel и шаблон с образцом заполнения. Нужно помнить о том, что информация должна быть актуальной, выверенной и максимально подробной по нескольким важным причинам:
Причина №1
Нет ничего хуже, чем ошибка в персональных данных получателя на открытке или конверте – это запоминается надолго, никаким наполнением подарка это впечатление не исправить, особенно, если речь идет о чувствительной категории VIP.
Причина №2
Полное ФИО необходимо нам в работе как для верстки макетов под печать с личным обращением, так и для подписи каллиграфа (за исключением тех случаев, когда Вы выбираете формат Г-н/Г-жа – тогда достаточно фамилии и префикса).
Причина №3
Максимально полный адрес с указанием почтового индекса, номера офиса и прочих деталей (например, контактный телефон для курьера) также необходим нам для верстки макетов под печать на конвертах, а Вам для налаживания процесса отправки курьерской или обычной почтой и гарантированного получения подарка адресатом.
Причина №4
Обычно количество подарков рассчитывают с хорошим запасом, который, как показывает практика, на выходе все равно исчерпывается, но именно сведенный общий список получателей дает понимание того, каковы будут тираж, цена за единицу, а значит и общий бюджет проекта.
Не забывайте о том, что, делая рассылку коллегам с шаблоном для заполнения и просьбой предоставить поздравительные списки от каждого департамента, мало объяснить важность предоставления информации в едином формате, необходимо четко обозначить сроки, иначе, будьте уверены, что списки от любимых сослуживцев Вам придут как раз к 31 декабря, а новогодние подарки адресаты в этом случае получат к 23 февраля.
Как правило, дисциплинировать коллег в этом вопросе непросто, поэтому на определенном этапе не лишним будет включить его в повестку совещаний с руководством для регулирования процесса, что абсолютно естественно, так как это только Ваш проект, для остальных сотрудников он неприоритетный, и они не имеют понятия о механике и плане, по которому Вы его реализуете, у них и своих дел хватает.
А вот теперь про план. Естественно, все мы понимаем, что при работе над срочными задачами, когда единственный способ успеть – прыгнуть выше головы, ни о каком плане, положенном на бумагу, речь не идет, так как зачастую просто нет времени, чтобы сесть и что-то вдумчиво написать. Другое дело – детальный долгосрочный план многоступенчатого проекта, ведение которого позволит Вам ничего не упустить, контролируя массу дедлайнов, по цепочке зависящих друг от друга, а нам — составить и адаптировать график подготовки макетов, закупок, производства и отгрузки, что в совокупности приведет к достижению желаемого результата.
- Бриф для агентства —>
- Разработка вариантов концепций и представление их на рассмотрение —>
- Выбор и согласование идеи на всех уровнях компании-клиента —>
- Согласование бюджета —>
- Выбор и согласование материалов —>
- Разработка вариантов дизайна —>
- Согласование дизайна/внесение правок —>
- Утверждение дизайна на всех уровнях —>
- Изготовление и согласование сигнального образца —>
- Закупка материалов/комплектующих и запуск тиража в производство —>
- Составление графика рассылки, выбор и заказ транспортировочной упаковки, подготовка сопутствующих деклараций и сертификатов —>
- Расчет бюджета рассылки и пополнение баланса оператора курьерской почты.
И это только «скелет» из основных пунктов Вашего плана, который, поверьте, в каждом конкретном случае обрастет «мясом» из сопутствующих задач и абсолютно точно превратится в документ на нескольких страницах. А Вы с облегчением вычеркнете из него последний пункт в день заключительной отправки, с чувством полного удовлетворения превратив некогда огромный документ в чистый лист под звуки «Jingle Bells» и заслуженный бокал шампанского.